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KSB Hochsauerlandkreis e.V.

Aufbewahrungsfristen für Belege

Aufbewahrungsfristen für Belege und andere geldflussbegründende Unterlagen  

Es gelten im Wesentlichen die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO): 

10-jährige Aufbewahrungsfrist

  • Bücher, Journale, Kontenaufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
  • EDV-gestützte Buchführungssysteme

6-jährige Aufbewahrungsfrist 

  • Lohnkonten und Unterlagen wie Bescheinigungen zum Lohnkonto  (§ 41 Abs. 1 Nr. 9 EstG).
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe
  • Aber: Die Vernichtung der Unterlagen ist nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (§§ 169, 170 AO).

3-jährige Verjährungsfrist

  • Für sonstige Unterlagen, z.B. Korrespondenz

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde oder die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

Verlorengegangene Belege können hilfsweise durch Eigenbelege ersetzt werden. Dieser Beleg muss alle relevanten Daten und die Begründung für die Erstellung als Eigenbeleg enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung
  • Datum der Aufwendung
  • Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück, Umsatzsteuersatz)
  • Beleg – sofern möglich - für die Höhe des Preises
  • Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt)
  • Datum und eigene Unterschrift

Hinweis: Vorsteuerabzug ist bei Eigenbelegen ausgeschlossen. Verbucht wird der Bruttobetrag.